Tekoäly on murros. Suunta on valinta.

1970-luvun lopulla Harvardin kauppakorkeakoulun luentosalissa istui pitkästynyt opiskelija. Professori laski liitutaululle taulukkoa, ja aina kun yksi luku muuttui, kaikki muu piti pyyhkiä ja laskea uudelleen. Opiskelija, Dan Bricklin, kuvitteli taulun, joka laskisi kaiken uudelleen itse. Hänen ideastaan syntyi sähköinen taulukkolaskenta.

Siihen asti kirjanpitäjät olivat laskeneet taulukkonsa paperille, ja isoissa töissä arkkeja teipattiin yhteen. Työ, joka paperilla vei päiviä, saattoi nyt hoitua muutamassa tunnissa.

Seuraukset näkyivät työpaikoissa. Yhdysvaltalaisen NPR:n Planet Money -ohjelman mukaan vuosina 1980–2015 kirjanpidon avustavia työpaikkoja katosi noin 400 000. Kirjanpitäjien työpaikkoja tuli kuitenkin lisää noin 600 000. Kirjanpito halpeni, ja sitä alettiin ostaa enemmän.

Nyt sama ala on taas murroksen keskellä. Maailman talousfoorumin Future of Jobs 2025 -raportin mukaan kirjanpidon ja palkanlaskennan toimistotyöt kuuluvat nopeimmin väheneviin töihin. Me teemme kirjanpitoa tekoälyllä, joten olemme itse osa tätä muutosta. Siksi kerromme suoraan, mitä siitä ajattelemme.

Sama murros, nopeammin

Tekoäly muuttaa työtä samalla tavalla kuin taulukkolaskenta, mutta nopeammin ja laajemmin. Taulukko laski sen, minkä ihminen siihen syötti. Agentti osaa lukea kuitin, ymmärtää, mitä se tarkoittaa, ja kirjata sen. Sama muutos koskee asiakaspalvelua, myyntiä ja ohjelmistokehitystä.

Tekoälystä puhutaan usein kahdella tavalla: se joko vie työt tai ratkaisee kaiken itsestään. Kumpikaan kuva ei auta yritystä, joka miettii, mitä tehdä ensi maanantaina. Tekoäly on murros, mutta murroksen suunta on valinta. Se valitaan joka kerta, kun päätetään, mitä kone tekee ja mitä ihminen.

Nimemme kertoo saman. Entropia on järjestyksen hajoamista, syntropia järjestystä, joka kasvaa. Haluamme tekoälyn tuovan työhön juuri sitä: vähemmän puuduttavaa toistoa, selkeämpiä päätöksiä ja enemmän aikaa sille, mikä on arvokasta.

Mitä työlle tapahtuu?

Sanotaan se suoraan: osa nykyisistä työtehtävistä katoaa hyvin todennäköisesti. Kun kone osaa kirjata tositteen, täsmäyttää pankkitapahtumat ja laatia raportin, ihmisen ei tarvitse enää tehdä sitä käsin.

Samalla syntyy uutta. Maailman talousfoorumin raportissa, jonka mainitsimme alussa, yli tuhat suurta työnantajaa arvioi, että vuoteen 2030 mennessä syntyy noin 170 miljoonaa uutta työtehtävää ja noin 92 miljoonaa nykyistä katoaa. Muutoksen taustalla on teknologian lisäksi vihreä siirtymä sekä talouden ja väestön muutokset.

Raportin mukaan työntekijöiden nykyisistä taidoista keskimäärin 39 prosenttia muuttuu tai vanhenee vuoteen 2030 mennessä. Siksi osaamisen päivittäminen on yhtä tärkeää kuin uudet työkalut.

Luvut eivät tee muutoksesta kivutonta sille, jonka työ muuttuu. Siksi pidämme tärkeänä, että tekoäly vie ensin pois sen, mikä on puuduttavaa, ja jättää ihmiselle sen, missä tarvitaan harkintaa, vastuuta ja kohtaamista.

Suunta valitaan joka kerta, kun päätetään, mitä kone tekee ja mitä ihminen.

Miltä tämä näyttää kirjanpidossa

Syntropia Flow on tilitoimisto, jossa kirjanpitoagentit tekevät toistuvan työn omalla kirjanpitosovelluksellamme. Agentti lukee kuitin, kirjaa sen ja täsmäyttää pankkitapahtumaan. Se huomaa, kun jokin ei täsmää, ja kysyy ennen kuin arvaa.

Ihmiselle jäävät asiat, joissa tarvitaan harkintaa: poikkeukset, tulkinnat ja päätökset, joilla on seurauksia. Kun kirjaus vaatii ihmisen hyväksynnän, se odottaa eikä etene ilman sitä. Agentti ei kanna vastuuta. Sen kantaa ihminen, joka hyväksyy työn. Kirjanpitäjän päivästä katoaa näppäily, ja tilalle tulee tarkistamista, neuvomista ja keskustelua asiakkaan kanssa.

Haemme parhaillaan kirjanpidon pilottiin yrityksiä, joilla on paljon tositteita tai monimutkainen kirjanpito. Pilotissa kehitämme sovellustamme vaativimpiin kirjanpidon tehtäviin.

Mihin uskomme

Ihminen päättää, tekoäly tekee toiston. Agentit hoitavat toistuvan työn, mutta päätökset, joilla on seurauksia, tekee ihminen. Meillä agentit tekevät työtä Headquarters-komentokeskuksessa, jossa tehtävät, vastuut ja hyväksynnät ovat kaikkien nähtävillä. Kesäkuusta lähtien yksi ihminen on vienyt siellä agenttien kanssa valmiiksi yli 550 tehtävää.

Työn pitää näkyä. Jokainen agentin tekemä asia jättää jäljen. Headquartersissa tehtävät, viestit ja tiedostovaraukset jäävät talteen, joten jälkikäteen näkee, kuka teki mitä ja miksi. Jokainen ulospäin lähtevä viesti, maksu ja julkaisu odottaa ihmisen hyväksyntää. Kun verkkosivuillemme tuli lokakuun alussa ajanvaraus ja pilottisivu, agentit kirjoittivat ja testasivat koodin, mutta kumpikaan sivu ei mennyt verkkoon ennen kuin ihminen hyväksyi sen. Kun tekoälyn työ on näkyvää, siihen voi luottaa ja sitä voi korjata.

Hyödyn on kuuluttava koko ketjulle. Asiakkaalle hyöty näkyy pienempinä kuluina, ihmisille aikana ja ympäristölle osuutena tuotoista. Ohjaamme 1,5 % ohjelmistotuotoistamme hiilipäästöjen vähentämiseen, ja osuus kasvaa Syntropian mukana.

Pienillä on nyt isot työkalut. Teknologia, joka ennen vaati ison IT-osaston, on nyt myös pienen yrityksen ulottuvilla. Pieni tilitoimisto tai kymmenen hengen yritys voi automatisoida saman toiston kuin suuryritys, kunhan se tietää, mistä aloittaa. Syntropia on itse pieni yritys, joka tekee agenttien kanssa työtä tilitoimistosta ohjelmistoihin.

Mitä emme tee

Meillä on yksi yksinkertainen raja: teemme vain asioita, jotka koemme vastuullisiksi. Jos automaatio vaatisi piilottamaan, mitä kone tekee, tai jättämään ihmistä koskevan päätöksen koneelle ilman ihmistä, jätämme sen tekemättä.

Raja ei ole tekninen vaan arvovalinta. Se tarkoittaa, että sanomme joskus ei, myös asiakkaalle. Se tarkoittaa myös, että kerromme avoimesti, mitä tekoäly meillä tekee ja mitä ei.

Olemme osapuoli

Kirjoitamme tätä yrityksenä, joka tekee työtä tekoälyllä ja myy sitä. Siksi meihin kannattaa suhtautua samalla terveellä epäluulolla kuin keneen tahansa, jolla on asiassa oma etu.

Emme pyydä luottamaan sanoihin. Pyydämme katsomaan, miten toimimme: mitä kone meillä tekee, missä ihminen päättää ja mitä jätämme tekemättä. Samoja asioita kannattaa kysyä keneltä tahansa, joka tarjoaa tekoälyä, myös meiltä. Siksi tekstin lopussa ovat lähteet, ja siksi kerromme myös, miten teksti syntyi.

Kolme kysymystä ennen kuin otat tekoälyn käyttöön

Jos mietit tekoälyä omaan yritykseesi, näillä kolmella kysymyksellä pääsee alkuun.

1. Mikä työ toistuu? Aloita yhdestä työstä, joka tehdään joka viikko samalla tavalla, esimerkiksi kuittien kirjauksesta, laskujen täsmäytyksestä tai viikkoraportista. Sieltä hyöty löytyy nopeimmin, ja muutoksen huomaa omassa arjessa.
2. Näetkö, mitä kone tekee? Hyvä järjestelmä näyttää jokaisen tekonsa ja antaa sinun korjata sen. Jos et näe, mitä kone tekee, et voi luottaa siihen. Kysy toimittajalta, näetkö jokaisen toimen jälkikäteen.
3. Kuka päättää? Sovi etukäteen, mitkä asiat kone saa hoitaa itse ja mitkä odottavat ihmisen hyväksyntää. Hyvä alku on, että mikään ei lähde talosta ulos ilman ihmisen kuittausta. Raja voi siirtyä, kun luottamus kasvaa, mutta sen pitää olla aina selvä.

Näihin kysymyksiin ei tarvita isoa hanketta. Tarvitaan yksi työ, selkeä raja ja halu katsoa, mitä tapahtuu. Jos tulos ei vakuuta, kokeilun voi lopettaa.

Järjestys on valinta

On aika lopettaa kysymys siitä, tuleeko tekoäly. Se on jo täällä. Kiinnostavampi kysymys on, millaista työtä haluamme sen avulla tehdä.

Murroksen hyödyt ja haitat eivät jakaudu itsestään. Ne jakautuvat sen mukaan, miten yritykset ja ihmiset tekoälyä käyttävät: mikä työ annetaan koneelle, kuka tarkistaa ja kenelle hyöty jää.

Me valitsemme järjestyksen: koneelle toisto, ihmiselle päätökset ja kaikille enemmän aikaa sille, mikä on arvokasta.

Jos haluat jutella, mitä tämä voisi tarkoittaa sinun yrityksellesi, varaa 30 minuutin puhelu.