Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden

Jos olet tyytymätön tilitoimistoosi, voi tuntua järkevältä odottaa tilikauden loppuun. Silloin vanha tilitoimisto tekee tilinpäätöksen, ja uusi aloittaa puhtaalta pöydältä.

Odottaminen on harvoin tarpeen. Laki ei määrää, kuka kirjanpidon tekee tai milloin kirjanpitäjää saa vaihtaa. Kirjanpitolaki vaatii, että kirjaukset ovat ajan tasalla, kun viranomaisille menevät ilmoitukset tehdään.

Vaihdossa ratkaisee yksi päivämäärä. Kun vanha ja uusi tilitoimisto tietävät vaihtopäivän, kumpikin tietää, mitkä kirjaukset ja ilmoitukset kuuluvat sille. Ongelmat syntyvät, kun päivä jää sopimatta ja kumpikin luulee toisen hoitavan saman kuukauden.

Toimimme itse myös tilitoimistona ja hoidamme siirron uusien asiakkaidemme puolesta. Kerromme, mitä uusi tilitoimisto vaihdossa tarvitsee. Lopussa on tarkistuslista, jonka voit antaa kummallekin tilitoimistolle.

Valitse vaihtopäiväksi kuukauden viimeinen päivä

Selkein vaihtopäivä on kuukauden viimeinen päivä. Jos ilmoitat arvonlisäveron neljännesvuosittain, valitse mieluiten neljänneksen viimeinen päivä. Silloin vanha tilitoimisto kirjaa kokonaisen kauden, ja uusi aloittaa seuraavan alusta.

Ilmoitukset annetaan vasta kauden jälkeen. Kun arvonlisävero ilmoitetaan kuukausittain, määräpäivä on toisen kuukauden 12. päivä verokauden päättymisen jälkeen. Jos vaihtopäivä on 30. marraskuuta, marraskuun ilmoituksen määräpäivä on 12. tammikuuta, jolloin vanhan tilitoimiston sopimus on jo päättynyt. Sovi siksi kirjallisesti, kumpi tilitoimisto antaa vaihtopäivää edeltävien kausien ilmoitukset.

Jos maksat palkkoja, sovi samalla vaihtokuukauden palkoista. Palkkatiedot on ilmoitettava tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen, joten selvittelyyn ei jää aikaa.

Kun vaihtopäivä on sovittu, jokaisella kuukaudella on yksi tekijä.

Irtisano vanha sopimus ajoissa

Nykyisen sopimuksesi irtisanomisaika ratkaisee, kuinka pian vaihtopäivä voi olla. Taloushallintoliiton yleisissä sopimusehdoissa (TAL2023) irtisanomisaika on kaksi kuukautta, ellei muuta ole sovittu. Ehtojen mukaan tilitoimisto saa laskuttaa palkkionsa irtisanomisajalta, vaikka et enää käyttäisi sen palveluja. Tarkista oma sopimuksesi, koska siinä voi olla sovittu toisin.

Irtisanomisajasta saat myös vaihtopäivän. Kun irtisanot sopimuksen syyskuun lopussa, kahden kuukauden irtisanomisaika päättyy marraskuun lopussa, ja uusi tilitoimisto aloittaa joulukuun alusta. Näin et maksa kahdelle tilitoimistolle samasta kuukaudesta.

Irtisano sopimus kirjallisesti ja kirjoita samaan viestiin vaihtopäivä ja pyyntö luovuttaa aineisto. TAL2023:n mukaan tilitoimisto luovuttaa aineiston viipymättä, kun se on saanut maksunsa, ja saa pitää itse laatimansa aineiston, kunnes kaikki laskut on maksettu. Maksa siis vanhan tilitoimiston viimeiset laskut ajallaan. Uuden tilitoimiston mahdollisesta siirtomaksusta kerroimme hintakirjoituksessa.

Pyydä aineisto ennen kuin sopimus päättyy

Uusi tilitoimisto jatkaa siitä, mihin vanha jäi. Se tarvitsee vanhan tilitoimiston kirjanpidon vaihtopäivään asti ja edellisen tilikauden tilinpäätöksen. Pyydä ainakin nämä:

• pää- ja päiväkirja tilikauden alusta vaihtopäivään
• edellisen tilikauden tilinpäätös ja tase-erittelyt
• avoimet osto- ja myyntilaskut
• arvonlisäverolaskelmat ja annetut ilmoitukset
• palkkakirjanpito, jos maksat palkkoja
• tositteet, jos ne ovat vanhan tilitoimiston ohjelmassa

Yleisten sopimusehtojen mukaan vanha tilitoimisto luovuttaa aineiston sinulle. Alan hyvä tapa edellyttää kuitenkin, että vanha ja uusi tilitoimisto auttavat vaihdon onnistumisessa, ja asiakkaan suostumuksella ne voivat vaihtaa tietoja keskenään. Lupa lähtee siis sinulta: kerro vanhalle tilitoimistolle kirjallisesti, mille tilitoimistolle aineiston saa luovuttaa. Kun asiakas siirtyy meille, pyydämme aineiston itse hänen luvallaan.

TAL2023 ei määrää aineiston muotoa, joten pyydä se sähköisenä ja sellaisessa muodossa, jonka uusi ohjelma voi lukea. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen on yrityksen vastuulla: tilinpäätös, tase-erittelyt sekä pää- ja päiväkirja on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta ja tositteet vähintään kuusi vuotta. Jos pääsy vanhan tilitoimiston ohjelmaan päättyy sopimuksen mukana, aineisto pitää saada talteen sitä ennen.

Ennen ensimmäistä omaa kirjaustaan uuden tilitoimiston kannattaa verrata vaihtopäivän saldoja vanhan tilitoimiston lukuihin. Pankkitilin saldon pitää täsmätä tiliotteeseen ja avoimien laskujen summan vanhan tilitoimiston listaan.

Siirrä valtuudet ja laskujen reitit

Tilitoimisto hoitaa yrityksen veroasioita OmaVerossa Suomi.fi-valtuudella, jonka yritys antaa. Anna uudelle tilitoimistolle valtuus ”Veroasioiden hoito”. Jos maksat palkkoja, tulorekisteriä varten tarvitaan lisäksi valtuus ”Palkkatietojen ilmoittaminen”.

Vanhan tilitoimiston valtuus on voimassa sille merkityn ajan, ellei sitä peruta. Peru se, kun vanhan tilitoimiston viimeiset ilmoitukset on annettu. Suomi.fi:ssä perumista kutsutaan mitätöinniksi, eikä vanha tilitoimisto saa siitä tietoa, joten kerro siitä itse.

Tarkista myös, mihin laskut ja tiliotteet menevät. Jos ostolaskut tulevat verkkolaskuina vanhan tilitoimiston ohjelmaan, verkkolaskuosoite yleensä vaihtuu, ja siitä pitää kertoa toimittajille. Tiliotteiden toimitus uuteen ohjelmaan sovitaan pankin kanssa.

Tarkistuslista vaihtoon

1. Valitse vaihtopäiväksi kuukauden tai arvonlisäverokauden viimeinen päivä.
2. Tarkista irtisanomisaika ja irtisano sopimus kirjallisesti.
3. Sovi kirjallisesti, kumpi antaa vaihtopäivää edeltävien kausien ilmoitukset ja laskee vaihtokuukauden palkat.
4. Pyydä aineisto sähköisenä ennen kuin sopimus päättyy, ja kerro kirjallisesti, saako vanha tilitoimisto luovuttaa sen suoraan uudelle.
5. Anna uudelle tilitoimistolle Suomi.fi-valtuudet ja peru vanhat, kun viimeiset ilmoitukset on annettu.
6. Ohjaa verkkolaskut ja tiliotteet uuteen ohjelmaan.
7. Pyydä uutta tilitoimistoa vertaamaan vaihtopäivän saldoja vanhan tilitoimiston lukuihin.

Tilikauden vaihde ei ole helpoin hetki

Tilikauden vaihde näyttää luontevalta vaihtohetkeltä, mutta silloin päättyneen kauden työ on vielä kesken. Tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Vaihdon jälkeen joko vanha tilitoimisto tekee vielä päättyneen kauden tilinpäätöksen, jolloin sopimus jatkuu siihen asti, tai uusi tekee sen kirjanpidosta, jota se ei ole itse tehnyt.

Kesken kauden tehdyssä vaihdossa uusi tilitoimisto tekee tilinpäätöksen koko tilikaudesta, mutta sillä on kuukausia aikaa tutustua kirjanpitoosi ennen sitä. Vanhan tilitoimiston työ rajautuu kirjanpitoon vaihtopäivään asti.

Jos harkitset vaihtoa meille, hoidamme siirron ja ilmoitukset puolestasi, ja siirto sisältyy kuukausihintaan. Meillä ei ole irtisanomisaikaa. Avaa tarjouslomake ja kerro siinä nykyinen tilitoimistosi, niin teemme tarjouksen.