Tietosuojaseloste

Päivitetty 3.10.2026

Tässä selosteessa kerromme, miten Syntropia Oy ("Syntropia", "me") käsittelee henkilötietoja, kun käytät verkkosivustoamme, otat meihin yhteyttä, haet meille töihin tai olet asiakkaamme. Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, "GDPR") mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Syntropia Oy
Y-tunnus 3645903-2
Välimerenkatu 5D 204, 00180 Helsinki
Tietosuoja-asiat: tietoturva@syntropia.fi

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme

• Yhteydenotot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja yhteydenoton sisältö.
• Työnhakijat: hakulomakkeella antamasi nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, linkki (esim. LinkedIn-profiili), esittely ja myyntikokemus sekä aloitusajankohta.
• Tulevista paikoista kiinnostuneet: sähköpostiosoite ja halutessasi puhelinnumero sekä paikka, josta olet kiinnostunut.
• Asiakkuus: yhteyshenkilöiden nimet ja yhteystiedot, laskutus- ja sopimustiedot.
• Kirjanpitoaineisto: asiakkaan meille toimittamat tositteet ja niihin mahdollisesti sisältyvät henkilötiedot (esim. työntekijöiden ja asiakkaiden tiedot).
• Verkkosivun käyttö: palvelimen lokitiedot (IP-osoite, ajankohta, selain), kävijätilasto (kohta 9) ja mahdolliset evästeet.

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

• Yhteydenottoihin vastaaminen ja tarjousten laatiminen: oikeutettu etu ja sopimuksen valmistelu.
• Työhakemusten käsittely ja yhteydenpito hakijoihin: suostumus, jonka annat hakulomakkeella, ja toimet sopimuksen tekemiseksi. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa.
• Yhteydenotto, kun avoimia paikkoja aukeaa: suostumus, jonka annat lähettämällä yhteystietosi. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa.
• Asiakassuhteen hoitaminen, kirjanpito, palkanlaskenta ja viranomaisilmoitukset: sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteinen velvoite (mm. kirjanpitolaki).
• Verkkosivun tekninen ylläpito ja tietoturva: oikeutettu etu.
• Kävijätilasto sivuston kehittämiseen: oikeutettu etu.
• Suoramarkkinointi olemassa oleville asiakkaille: oikeutettu etu; voit kieltäytyä milloin tahansa.

4. Mistä tiedot saamme

Tiedot saadaan pääosin sinulta itseltäsi sekä asiakkaan meille toimittamasta aineistosta. Lisäksi tietoja voi tulla viranomaisilta ja julkisista rekistereistä.

5. Tietojen luovuttaminen ja käsittelijät

• Emme myy tai luovuta tietoja markkinointitarkoituksiin.
• Tietoja luovutetaan viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (esim. Verohallinto).
• Käytämme alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. pilvipalvelut ja ohjelmistot), jotka käsittelevät tietoja puolestamme tehtävänsä mukaisesti ja salassapitovelvollisuuden alaisina.
• Verkkosivun lomakkeilla lähetetyt tiedot (tarjouspyynnöt, haasteet, työhakemukset ja yhteydenottopyynnöt tulevista paikoista) tallennetaan Cloudflaren tietokantaan EU-lainkäyttöalueelle. Ilmoitus uudesta lomakkeesta tietoineen välitetään Syntropian Telegram-keskusteluun.

6. Siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Lähtökohtaisesti emme siirrä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Lomakkeista lähtevä ilmoitus kulkee kuitenkin Telegramin kautta, ja Telegramin palvelimet voivat sijaita EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Myös kävijätilaston (kohta 9) tiedot käsittelee Cloudflare, jonka palvelimet voivat sijaita EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Jos siirto on tarpeen, varmistamme asianmukaiset suojatoimet, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeet.

7. Säilytysajat

• Kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain mukaisesti: tositteet vähintään 6 vuotta ja tilinpäätös sekä tasekirja 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
• Yhteydenottoihin liittyvät tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita.
• Työhakemukset säilytetään enintään vuoden ajan valintapäätöksen ilmoittamisesta, minkä jälkeen ne poistetaan. Voit pyytää hakemuksesi poistamista jo aiemmin. Valitun hakijan tiedot siirtyvät sopimussuhteen tietoihin.
• Yhteydenottopyynnöt tulevista paikoista säilytetään enintään vuoden, minkä jälkeen ne poistetaan. Voit pyytää tietojesi poistamista jo aiemmin.
• Markkinointirekisterin tiedot poistetaan pyynnöstä tai kun ne eivät ole enää ajantasaisia.

8. Tietoturva

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi, kuten käyttöoikeuksien hallintaa, salattuja yhteyksiä ja varmuuskopiointia. Henkilöstömme ja käsittelijämme ovat salassapitovelvollisia.

9. Evästeet ja kävijätilasto

Sivustomme ei käytä seuranta- tai mainosevästeitä. Kävijämääriä ja sivujen latautumisnopeutta seuraamme Cloudflare Web Analyticsilla. Se ei käytä evästeitä eikä tallenna laitteellesi mitään, eikä se tunnista kävijöitä IP-osoitteen tai selaintietojen perusteella. Selaimesi lähettää Cloudflarelle avatun sivun ja edellisen sivun osoitteen, selaimen, käyttöjärjestelmän ja laitetyypin sekä sivun latausajat. Maan Cloudflare päättelee yhteyden perusteella. Näemme tiedoista vain koosteita, kuten käyntimääriä sivuittain ja maittain. Jos käytäntö muuttuu, päivitämme tämän selosteen ja pyydämme tarvittaessa suostumuksesi.

10. Rekisteröidyn oikeudet

• Oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot.
• Oikeus oikaista virheelliset tiedot.
• Oikeus poistaa tiedot, kun käsittelylle ei ole enää perustetta.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä ja vastustaa sitä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

Pyynnöt: tietoturva@syntropia.fi. Voit myös tehdä valituksen valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).

11. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme selostetta tarvittaessa. Olennaisista muutoksista ilmoitamme tällä sivulla.